Eine E-Rechnung im Sinne von Bund, Deutschland und EU ist kein PDF, sondern ein strukturierter XML-Datensatz nach EU-Norm EN 16931, den Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet. In Österreich ist sie seit 2014 für Rechnungen an den Bund verpflichtend (e-rechnung.gv.at, ebInterface/UBL oder Peppol); im B2B gibt es noch keine allgemeine Pflicht, grenzüberschreitend kommt sie ab 1. Juli 2030 (ViDA). Wer deutsche Geschäftskunden hat, wird oft schon heute nach XRechnung/ZUGFeRD gefragt. Erstellen können Sie eine E-Rechnung kostenlos mit unserem Generator.
- PDF per E-Mail gilt umsatzsteuerlich als elektronische Rechnung (§ 11 Abs. 2 UStG), erfüllt aber keine E-Rechnungspflicht – es fehlen die strukturierten Daten.
- Österreich: Pflicht bei Rechnungen an den Bund seit 01.01.2014 (e-rechnung.gv.at); B2B aktuell freiwillig.
- Deutschland: Empfangspflicht seit 01.01.2025, Ausstellungspflicht ab 2027/2028 für dort ansässige Unternehmen – relevant für AT-Firmen mit DE-Kunden.
- EU: verpflichtende E-Rechnung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ab 01.07.2030 (Richtlinie (EU) 2025/516).
- Wichtigste Formate: ebInterface (AT), XRechnung (DE), ZUGFeRD/Factur-X (Hybrid-PDF), Peppol (Netzwerk).
Der Begriff sorgt regelmäßig für Verwirrung: Viele verstehen unter „elektronischer Rechnung“ ein PDF per E-Mail. Umsatzsteuerlich ist ein PDF in Österreich zwar eine elektronische Rechnung, wenn der Empfänger zustimmt (§ 11 Abs. 2 UStG). Wo aber eine E-Rechnung verlangt wird – vom Bund, von deutschen Geschäftskunden und künftig nach EU-Recht –, ist ein PDF keine E-Rechnung. Gemeint ist dann ein strukturierter Datensatz (XML nach der EU-Norm EN 16931), den Buchhaltungsprogramme automatisch einlesen und verarbeiten können – ohne Abtippen, ohne Scan-Fehler.
Für das menschliche Auge sieht so eine Datei kryptisch aus; gedacht ist sie für Software. Manche Formate kombinieren beides: Hybridformate wie ZUGFeRD stecken die XML-Daten in ein normales PDF – lesbar für Menschen und Maschinen.
Wer braucht die E-Rechnung in Österreich wirklich?
- Lieferanten des Bundes (B2G): Wer dem Bund Waren oder Leistungen verrechnet, muss seit 1. Jänner 2014 eine strukturierte E-Rechnung stellen (§ 5 IKT-Konsolidierungsgesetz) – über e-rechnung.gv.at per Datei-Upload im Unternehmensserviceportal, per Webservice oder über Peppol. Papier- und PDF-Rechnungen erfüllen diese Pflicht nicht.
- Zwischen Unternehmen (B2B) in Österreich: Aktuell keine allgemeine Pflicht. Immer mehr Großkunden wünschen aber strukturierte Rechnungen – wer liefern kann, punktet.
- Geschäfte mit Deutschland: Hier wird es konkret – in Deutschland müssen inländische Unternehmen seit 1. Jänner 2025 E-Rechnungen empfangen können; die Ausstellungspflicht gilt ab 2027, für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2028. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen – österreichische Firmen mit deutschen Geschäftskunden werden aber zunehmend nach XRechnung oder ZUGFeRD gefragt, weil die Buchhaltung des Kunden darauf umstellt.
- EU-Ausblick (ViDA): Die EU hat mit dem Paket „VAT in the Digital Age“ (Richtlinie (EU) 2025/516 vom 11. März 2025) beschlossen, dass für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ab 1. Juli 2030 strukturierte E-Rechnungen samt digitaler Meldung Pflicht werden. Seit April 2025 dürfen Mitgliedstaaten außerdem nationale E-Rechnungspflichten einführen; ob und wann Österreich das im Inland tut, ist offen (Stand Oktober 2026).
Die wichtigsten Formate im Überblick
| Format | Was es ist | Wofür relevant |
|---|---|---|
| ebInterface | Österreichischer XML-Standard (WKO) | E-Rechnung an den Bund, österreichische Systeme |
| XRechnung | Deutscher Standard nach EN 16931 (reines XML) | Deutsche Behörden & zunehmend deutsche B2B-Kunden |
| ZUGFeRD / Factur-X | Hybrid: PDF mit eingebettetem XML | B2B-Alltag – lesbar wie PDF, verarbeitbar wie XML |
| Peppol | Standardisiertes Übertragungsnetzwerk samt Format (BIS Billing) | Behörden & Konzerne europaweit, sicherer Versandweg |
Was bringt mir das als kleiner Betrieb?
- Schnellere Zahlung: Die Rechnung landet ohne Medienbruch direkt in der Buchhaltung des Kunden – weniger Liegezeit, weniger Rückfragen.
- Weniger Fehler: Kein Abtippen, keine Zahlendreher, Pflichtfelder werden validiert.
- Ordnung & Archiv: Strukturierte Daten lassen sich sauber ablegen und durchsuchen. (Aufbewahrungspflicht in Österreich: 7 Jahre nach § 132 BAO – gilt auch für E-Rechnungen.)
- Professioneller Auftritt gegenüber Großkunden und Behörden.
So erstellen Sie in Minuten eine E-Rechnung – kostenlos
Sie brauchen dafür keine teure Software: Mit unserem kostenlosen E-Rechnung-Generator erstellen Sie direkt im Browser eine normkonforme E-Rechnung – die Daten bleiben dabei komplett auf Ihrem Gerät:
- Rechnungsdaten eingeben (Absender, Empfänger, Positionen, Steuersätze).
- UID-Nummern vorher mit dem UID-Validator und die Bankverbindung mit dem IBAN-Validator prüfen – die häufigsten Ablehnungsgründe.
- Format wählen (z. B. ebInterface für Österreich, XRechnung für deutsche Empfänger) und Datei herunterladen.
- Versenden – je nach Empfänger per Upload-Portal, Peppol oder E-Mail.
Rechnungen laufend schreiben? Dann lohnt sich Integration
Für gelegentliche Rechnungen reicht der Generator völlig. Wer laufend fakturiert, sollte die E-Rechnung direkt in seine Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware integrieren – inklusive automatischem Versand und Archivierung. Wir richten das gemeinsam mit Ihrem Steuerberater ein und verbinden es sauber mit Ihrer restlichen IT (siehe auch: IT-Betreuung für KMU & EPU).
Quellen
- RIS: Umsatzsteuergesetz 1994, § 11 Abs. 2 – elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird; Zustimmung des Empfängers, Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit. Abgerufen am 02.10.2026.
- RIS: IKT-Konsolidierungsgesetz, § 5 – Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von e-Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen (seit 01.01.2014). Abgerufen am 02.10.2026.
- Bundesministerium für Finanzen (AT): e-Rechnung.gv.at – Formate ebInterface und UBL, Einbringung per Webservice, Peppol oder Datei-Upload. Abgerufen am 02.10.2026.
- RIS: Bundesabgabenordnung, § 132 Abs. 1 – Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Belegen sieben Jahre. Abgerufen am 02.10.2026.
- Bundesministerium der Finanzen (DE): FAQ zur Einführung der E-Rechnung (Stand März 2026) – Empfangspflicht seit 01.01.2025, Übergangsregeln bis 31.12.2026 bzw. 31.12.2027 (Vorjahresumsatz bis 800.000 €); gilt für Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Abgerufen am 02.10.2026.
- Europäische Kommission, Generaldirektion Steuern und Zollunion: VAT in the Digital Age (ViDA) – Richtlinie (EU) 2025/516 vom 11.03.2025, in Kraft seit 14.04.2025; digitale Meldepflichten mit E-Rechnung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ab 01.07.2030. Abgerufen am 02.10.2026.
- Europäisches Parlament und Rat: Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen – Grundlage der europäischen Norm EN 16931. Abgerufen am 02.10.2026 (EUR-Lex sperrt automatisierte Abrufe; Link im Browser geprüft).
Stand 2. Oktober 2026. Eine allgemeine B2B-Pflicht zur E-Rechnung gibt es in Österreich zu diesem Zeitpunkt nicht; Steuerfragen klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nicht im Sinne der E-Rechnungspflichten. Umsatzsteuerlich gilt ein PDF in Österreich zwar als elektronische Rechnung, wenn der Empfänger zustimmt (§ 11 Abs. 2 UStG). Wo eine E-Rechnung verlangt wird – vom Bund, in Deutschland und ab 2030 grenzüberschreitend in der EU –, ist ein strukturierter Datensatz (XML nach EN 16931) gemeint, den Software automatisch einlesen kann. Hybridformate wie ZUGFeRD kombinieren beides: ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten.
Muss ich in Österreich E-Rechnungen stellen?
Verpflichtend nur, wenn Sie dem Bund Leistungen verrechnen – dann über e-rechnung.gv.at (ebInterface) oder Peppol. Im inländischen B2B gibt es derzeit (Oktober 2026) keine allgemeine Pflicht; für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU wird die E-Rechnung mit dem Paket ViDA ab 1. Juli 2030 verpflichtend.
Welches Format brauche ich für welchen Empfänger?
Für den österreichischen Bund ebInterface oder Peppol, für deutsche Behörden und zunehmend deutsche Geschäftskunden XRechnung, im B2B-Alltag oft ZUGFeRD (PDF mit XML). Fragen Sie im Zweifel den Empfänger – das erspart Ablehnungen.
Wie erstelle ich als EPU schnell eine E-Rechnung?
Mit unserem kostenlosen E-Rechnung-Generator direkt im Browser: Rechnungsdaten eingeben, Format wählen (z. B. ebInterface oder XRechnung), Datei herunterladen und versenden. Die Daten bleiben dabei auf Ihrem Gerät. Für laufende Fakturierung empfiehlt sich die Integration in die Buchhaltungssoftware.
Fazit
Eine echte E-Rechnung im Sinne von Bund, Deutschland und EU ist strukturierte Daten statt PDF. Pflicht ist sie in Österreich bislang Richtung Bund – wer deutsche Geschäftskunden hat, kommt aber schon heute kaum daran vorbei, und die EU-Weichen sind gestellt. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Werkzeug ist die Umstellung keine Hürde, sondern spart ab der ersten Rechnung Zeit.
Sie wollen die E-Rechnung sauber in Ihren Ablauf einbauen? Wir richten das für Sie ein – vom Einzelfall bis zur integrierten Lösung.
