IMAP-Konto einrichten: E-Mail auf Android und iPhone

Die meisten E-Mail-Apps richten bekannte Anbieter wie Gmail oder GMX automatisch ein – ein paar Klicks, fertig. Sobald es aber um eine eigene Firmenadresse geht (also office@ihrefirma.at statt einer Freemail-Adresse), fragt die App plötzlich nach Servernamen, Ports und Verschlüsselung. Genau an dieser Stelle steigen viele aus. Dabei sind es immer dieselben fünf Angaben – und wenn die stimmen, funktioniert die Einrichtung auf jedem Gerät gleich.

Warum IMAP und nicht POP3?

Bei der Einrichtung fragt jede App früher oder später: IMAP oder POP3? Die Antwort lautet heute praktisch immer IMAP.

• IMAP spiegelt das Postfach: Die Mails bleiben auf dem Server, alle Geräte sehen denselben Stand. Was Sie am Handy löschen oder in einen Ordner verschieben, ist auch am PC so – und gelesene Nachrichten sind überall gelesen.
• POP3 lädt die Nachrichten herunter und löscht sie oft vom Server. Auf einem zweiten Gerät fehlen sie dann. Wer POP3 nutzt und das Konto vom Handy entfernt oder das Gerät verliert, verliert unter Umständen auch die Mails.

Diese fünf Angaben brauchen Sie

Bevor Sie zum Handy greifen: Legen Sie sich diese Punkte zurecht. Sie stehen in der Einrichtungs-E-Mail Ihres Anbieters oder in dessen Kundenbereich – und wenn wir Ihr Postfach eingerichtet haben, in unserer Übergabe-Liste.

• 1. E-Mail-Adresse und Passwort – das Passwort des Postfachs, nicht das Ihres Kundenkontos beim Anbieter. Das ist ein sehr häufiger Verwechsler.
• 2. Posteingangsserver (IMAP) – z. B. imap.anbieter.at, samt Port und Verschlüsselung.
• 3. Postausgangsserver (SMTP) – oft derselbe Name, aber ein anderer Port.
• 4. Verschlüsselung – SSL/TLS (meist Port 993 für IMAP, 465 für SMTP) oder STARTTLS (Port 587 für SMTP). Unverschlüsselt (Port 143 bzw. 25) ist heute tabu und wird von seriösen Anbietern gar nicht mehr angeboten.
• 5. Benutzername – bei den meisten Anbietern die vollständige E-Mail-Adresse. Manche verlangen stattdessen eine Postfachnummer – ein Blick in die Anbieter-Unterlagen erspart viel Rätselraten.

Ein vollständiges Beispiel: digitalnova.email

Damit das Ganze nicht abstrakt bleibt, hier ein echtes, gängiges Setup. Viele unserer Kunden haben ihre Postfächer bei diesem österreichischen Anbieter – die Werte sehen dort so aus:

Posteingangsserver (IMAP)

Postausgangsserver (SMTP)

Werte am 08.08.2026 direkt am Server geprüft. Andere Anbieter benutzen dieselbe Systematik, nur mit anderen Servernamen – etwa smtp.world4you.com oder smtp.a1.net. Die Ports 993 und 587 sind praktisch überall gleich.

Android: IMAP-Konto einrichten

Am schnellsten geht es über die vorinstallierte Gmail-App – sie kann jedes fremde Konto verwalten, nicht nur Google-Adressen:

• 1. Gmail öffnen, oben rechts auf das Profilbild tippen → „Weiteres Konto hinzufügen“.
• 2. In der Anbieterliste ganz unten „Sonstige“ bzw. „Andere“ wählen – nicht Google, nicht Outlook.
• 3. E-Mail-Adresse eintippen → „Manuelle Einrichtung“ → als Kontotyp „Persönlich (IMAP)“ wählen.
• 4. Passwort eingeben, dann den Posteingangsserver eintragen (im Beispiel digitalnova.email, Port 993, SSL/TLS).
• 5. Anschließend den Postausgangsserver (digitalnova.email, Port 587) und den Haken bei „Anmeldung erforderlich“ setzen.
• 6. Sync-Intervall und Kontoname festlegen – fertig.

Auf Samsung-Geräten führt der Weg alternativ über die vorinstallierte Samsung-Email-App: Konto hinzufügen → Andere → Manuelles Setup → IMAP-Konto. Die abgefragten Felder sind identisch. Wer lieber eine App für alles hätte, ist mit Outlook oder K-9 Mail / Thunderbird für Android ebenfalls gut bedient – auch dort gibt es überall die Option „manuelle Einrichtung“.

iPhone und iPad: IMAP-Konto einrichten

Bei Apple liegt die Kontoverwaltung in den Systemeinstellungen. Seit iOS 18 unter „Apps“, davor direkt in der Hauptliste:

• 1. Einstellungen → Apps → Mail öffnen (iOS 17 und älter: direkt Mail).
• 2. Mail-Accounts → Account hinzufügen → Andere → Mail-Account hinzufügen.
• 3. Name, E-Mail-Adresse, Passwort und eine Beschreibung eintragen → Weiter. Das iPhone versucht nun, die Server selbst zu finden – das dauert einen Moment und schlägt oft fehl. Das ist normal.
• 4. Oben den Reiter IMAP auswählen (nicht POP) und die Server von Hand eintragen: unter Server für eintreffende E-Mails den Hostnamen, Benutzernamen und das Passwort, darunter dasselbe für Server für ausgehende E-Mails.
• 5. Wichtig: Beim Postausgangsserver sind Benutzername und Passwort als „optional“ markiert – tragen Sie sie trotzdem ein, sonst können Sie später nicht senden.
• 6. Weiter → das iPhone prüft die Verbindung → Sichern.

Die Ports fragt iOS nicht ab – es verwendet automatisch 993 mit SSL. Falls Ihr Anbieter abweichende Ports braucht, finden Sie sie nach dem Speichern unter Account → Erweitert bzw. beim Postausgang unter SMTP → Primärer Server.

Nach dem Einrichten: die zwei Minuten, die sich lohnen

Ein frisch eingerichtetes Konto funktioniert meist sofort – aber zwei Kleinigkeiten sorgen sonst später für Verwirrung:

• Ordner zuordnen: Prüfen Sie, ob Gesendet, Entwürfe und Papierkorb auf die Ordner am Server zeigen. Sonst legt das Handy eigene lokale Ordner an, und gesendete Mails fehlen am PC. Am iPhone: Account → Erweitert → Postfach-Verhalten. In Android-Apps heißt der Punkt meist „Ordner“ oder „Serverordner“.
• Testmail schicken: Einmal an sich selbst – und einmal an eine fremde Adresse. Der erste Test prüft den Empfang, der zweite den Versand samt Anmeldung am Postausgangsserver.

Wenn es nicht funktioniert: die häufigsten Ursachen

• „Benutzername oder Passwort falsch“ – fast immer wurde die Adresse ohne Domain eingetippt (office statt office@ihrefirma.at) oder das Passwort des Kundenkontos statt das des Postfachs verwendet.
• Empfang geht, Senden nicht – beim Postausgangsserver fehlt die Anmeldung, oder der Port stimmt nicht (587 mit STARTTLS statt 465 mit SSL, oder umgekehrt).
• Zertifikatswarnung – meist ein Tippfehler im Servernamen. Bestätigen Sie eine solche Warnung nicht blind, sondern kontrollieren Sie zuerst die Schreibweise.
• Zeitüberschreitung / keine Verbindung – manche Firmen- und Gäste-WLANs sperren Mail-Ports. Gegenprobe: Mobilfunk statt WLAN.
• Google, Microsoft & Co. mit Zwei-Faktor-Schutz – hier brauchen ältere Apps ein eigenes App-Passwort aus den Kontoeinstellungen; das normale Passwort wird abgelehnt. Warum der zweite Faktor trotzdem sein muss, steht im Ratgeber Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten.
• Postfach voll – ist das Speicherkontingent erschöpft, kommen keine neuen Mails mehr an, obwohl die Einrichtung stimmt.

Für Unternehmen: einmal sauber, dann auf allen Geräten gleich

Wenn mehrere Personen im Betrieb dieselben Postfächer nutzen, zahlt es sich aus, die Einstellungen einmal schriftlich festzuhalten – Server, Ports, Benutzernamen – und für alle Geräte identisch zu verwenden. Das erspart bei jedem neuen Handy die Suche. Und falls Sie noch mit einer Freemail-Adresse arbeiten: Warum sich eine eigene Domain lohnt und wie der Umstieg ohne Mail-Verlust klappt, zeigt der Ratgeber Firmen-E-Mail mit eigener Domain. Umgekehrt gilt: Ein Postfach, das Sie nicht mehr brauchen, entfernen Sie sauber vom Gerät, statt es nur stummzuschalten.

Wie wir Ihnen helfen

Sie haben die Zugangsdaten, aber keine Lust auf Servernamen und Ports? Wir richten Ihre Postfächer auf Handy, Tablet und PC ein – einheitlich, verschlüsselt und mit korrekt zugeordneten Ordnern, vor Ort oder per Fernwartung. Auf Wunsch inklusive Einrichtung der Firmen-Adresse samt Domain und einer verständlichen Übersicht Ihrer Zugangsdaten. Mehr dazu unter IT-Service.